Nieuws single item
De auto van de zaak in de praktijk
De regeling roept nog altijd vragen op. In dit artikel wordt een verduidelijking gegeven aan de hand van praktijkvragen.
Iedere werkgever krijgt te maken met vervoerskosten van het personeel. Rijden de werknemers in een auto van de zaak, dan wordt de werkgever bovendien geacht de regeling van de bijtelling voor privégebruik auto van de zaak goed te kennen.
De regeling roept nog altijd vragen op. In dit artikel wordt een verduidelijking gegeven aan de hand van praktijkvragen.
Zoals iedere werkgever weet moet voor het rijden in een auto van de zaak een bijtelling op het loon van de werknemer in aanmerking worden genomen. Deze bijtelling bedraagt in principe 25% van de cataloguswaarde van de auto. Het percentage kan lager (20, 14 of 0) zijn als er sprake is van een (extreem) zuinige auto. Voor de zogenoemde oldtimers – dat zijn auto’s ouder dan vijftien jaar (gerekend vanaf het tijdstip van eerste ingebruikneming) – wordt uitgegaan van de waarde in het economisch verkeer. Let op, sinds 1 januari 2010 geldt voor deze categorie auto’s een bijtelling van 35% in plaats van 25%.
Waar is de cataloguswaarde te vinden?
De cataloguswaarde die de werkgever nodig heeft om de bijtelling te kunnen berekenen is onder meer te achterhalen met behulp van historische prijslijsten van de officiële importeurs. Daarnaast is de catalogusprijs van een nieuwe auto sinds 1 januari 2010 te vinden in een nieuwe database van de Rijksdienst voor het Wegverkeer . Let op, in die database zijn alleen de auto’s opgenomen die vanaf 1 januari 2010 voor het eerst zijn geregistreerd.
Wat gebeurt er bij privérijden in een deel van het jaar?
Als de werknemer de auto in het loop van het jaar ter beschikking gesteld heeft gekregen, moet de werkgever de bijtelling alleen in die desbetreffende maanden toepassen. De werkgever moet erop letten dat hij de grenzen van het aantal privékilometers op jaarbasis in aanmerking neemt.
Voorbeeld
De werknemer rijdt sinds 1 september in een auto van de zaak en houdt een rittenregistratie bij. Er zijn in dat jaar (dus vier maanden) vierhonderd kilometer privé gereden. Hoe werkt de bijtelling? De berekening van de privékilometers over dat jaar is als volgt: 12/4 x 400 km = 1200 km.
Aangezien de vijfhonderdkilometergrens is overschreden, moet de bijtelling vanaf september tot en met december worden toegepast.
Wat moet de werkgever doen bij overschrijding van de vijfhonderdkilometergrens?
Stel, de werknemer heeft aan de werkgever een Verklaring geen privégebruik auto overhandigd. Hij dacht in eerste instantie met het privégebruik onder de grens van vijfhonderd kilometer te blijven. Als op een bepaald moment blijkt dat hij toch meer dan vijfhonderd kilometer privé gaat rijden, moet hij dit bij de Belastingdienst melden en verzoeken om intrekking van de verklaring.
Hoe is de praktische uitwerking? De werkgever is verplicht de bijtelling op het loon weer in te houden vanaf het eerstvolgende loontijdvak. Over de maanden vóór het intrekkingsmoment krijgt de werknemer de rekening voorgeschoteld. De Belastingdienst zal voor deze maanden namelijk een naheffingsaanslag loonbelasting aan de werknemer opleggen. Hij moet vervolgens het loon en de loonbelasting op de naheffingsaanslag invullen in zijn aangifte inkomstenbelasting.
Voorbeeld
De werknemer heeft vanaf 1 januari 2010 een auto van de zaak tot zijn beschikking en heeft bij zijn werkgever een Verklaring geen privégebruik auto ingeleverd. De werknemer komt er in april 2010 achter dat hij toch meer dan vijfhonderd privékilometers gaat rijden. Hij verzoekt de Belastingdienst de verklaring in te trekken. De werkgever moet vervolgens vanaf mei weer de bijtelling op het loon van de werknemer inhouden. Voor de periode januari tot en met april 2010 krijgt de werknemer een naheffingsaanslag loonbelasting opgelegd.
Wat moet de werkgever doen als de vijfhonderdkilometergrens niet wordt gehaald?
Stel, de werknemer dacht in eerste instantie in een jaar meer dan vijfhonderd kilometer privé te rijden, maar in de loop van het jaar wordt duidelijk dat hij dit niet gaat halen. De werknemer kan dan alsnog een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Zodra de Belastingdienst de verklaring heeft afgegeven en de werknemer een kopie hiervan aan zijn werkgever heeft verstrekt, kunt de werkgever de bijtelling achterwege laten.
Let op, de ingehouden loonheffing over de voorgaande perioden moet nog wel worden gecorrigeerd. Er heeft immers onterecht een bijtelling plaatsgevonden. Hoe gaat de correctie in zijn werk?
Correcties
Dat kan op verschillende manieren. Als de werknemer met een rittenadministratie of ander bewijs kan laten zien dat de bijtelling ten onrechte was, kan de werkgever vervolgens (vrijwillig) correctieberichten indienen over de al verstreken inhoudingstijdstippen. Een tweede mogelijkheid is dat de werknemer de Belastingdienst op de hoogte stelt van het feit dat de bijtelling ten onrechte was. Hij kan dit doen door bezwaar te maken tegen de inhouding en afdracht van de belasting over de bijtelling. Dat bezwaar moet binnen zes weken na de dag van inhouding van de loonheffing zijn gemaakt.
In de praktijk betekent dit dat hooguit bezwaar over de laatste twee maanden salaris kan worden gemaakt. Kan er geen bezwaar meer worden gemaakt, dan kan de werknemer nog steeds melden dat de bijtelling ten onrechte heeft plaatsgevonden. De Belastingdienst kan de werkgever dan verplichten de loonaangiften te corrigeren.
Teruggaaf
Heeft de werkgever de loonaangiften over de voorafgaande maanden niet gecorrigeerd, dan staat er op de jaaropgaaf van de werknemer een te hoog fiscaal loon. De werknemer kan dan dit fiscale loon in zijn aangifte inkomstenbelasting verminderen met het bedrag van de bijtelling. Accepteert de inspecteur de aangifte, dan zal de te veel ingehouden loonheffing (in verband met de bijtelling) worden verrekend met de verschuldigde inkomstenbelasting. Dit zal vervolgens leiden tot een teruggaaf aan de werknemer.
De werknemer heeft in twee auto’s gereden, maar slechts in één daarvan privé. Geldt de bijtelling nu voor één auto?
De bijtelling voor privégebruik gaat uit van een kalenderjaar. Als een werknemer op jaarbasis meer dan vijfhonderd kilometer privé heeft gereden, geldt de bijtelling voor dat hele jaar. Het maakt niet uit of er meerdere auto’s zijn geweest. Ook het feit dat de werknemer met een van de auto’s niet privé heeft gereden doet niet ter zake.
Voorbeeld
De werknemer rijdt in januari en februari in een auto van de zaak met cataloguswaarde € 30.000. Hij heeft deze auto niet voor privé gebruikt. Vanaf maart rijdt hij in een andere auto met een cataloguswaarde van € 35.000 die hij wel privé gebruikt. De bijtelling is nu (25% x € 30.000 x 2/12) = € 1250 + (25% x € 35.000 x 10/12) = € 7291. In totaal dus € 8541.
Advies
De werkgever moet ervoor zorgen dat hij goed op de hoogte is van de praktische uitwerking van de regeling van de auto van de zaak. Dat is vooral van belang in de situaties waarin zijn werknemer uiteindelijk toch meer dan vijfhonderd kilometer privé gaat rijden of juist onder deze grens blijft. In dat laatste geval moet namelijk de ingehouden loonheffing over de voorgaande perioden nog worden gecorrigeerd.
Bron: De SalarisAdviseur
